Onde Eu Coloquei Aquele Processo?

Organização não se discute. Todos sabemos de sua importância, tanto na vida pessoal e, mais ainda, em uma empresa. Apesar disso, na quase totalidade dos escritórios de advocacia que atendemos os sócios se queixam das perdas que sua falta acarreta. Tempo é perdido procurando-se aquele documento para anexar ao processo.

Dinheiro é desperdiçado ao se refazer uma petição “igualzinha” àquela outra, que ninguém sabe onde foi arquivada. Clientes se vão, quando a firma perde um prazo, cujo advogado responsável esqueceu sua existência.

O tempo

Os americanos, pródigos em estatísticas, dizem que um indivíduo médio gasta, por ano, algo em torno de 450 horas procurando coisas que não sabe onde colocou. Verdade ou não, é fácil imaginar o quanto isso representaria por aqui, se calculássemos tudo que se perde em um escritório de advocacia pela falta de organização. Que há um problema, está claro. Vamos à sua origem.

Advogados em um escritório jurídico, salvo raras exceções, preocupam-se sobremaneira com o desenvolvimento de competências técnicas. Leia-se, saber jurídico, capacidade de resolver problemas no âmbito legal.

Mas, e quanto às competências de administração? Para muitos, isso se resume a contratar uma assistente para secretariar os sócios e cuidar das contas a pagar e a receber. Para outros, isso é um mal necessário, a ser encarado quando sobra um tempo. Com um pouco de bom senso, tudo se resolve, pensam.

Seguir este raciocínio é jogar no lixo quase 200 anos de conhecimento desenvolvido pela ciência da administração. É como se fôssemos a um médico hoje que não soubesse da descoberta da penicilina. Ou como se contratássemos um engenheiro que ignorasse as modernas técnicas de construção.

Na melhor das hipóteses, um desperdício. Na pior, um erro que pode ser fatal para sua saúde ou para a construção da casa. Inconcebível.

As partes

Mas, voltemos à organização. As modernas práticas de gestão identificam três aspectos chaves para que uma organização possa ser eficiente. São eles: os processos, os sistemas e as pessoas. Antes de explicar cada um deles, um alerta: isso se aplica a todas as empresas. Seu escritório não se excetua.

Processos

Quando falamos em processos, estamos nos referindo ao modo como o fluxo de trabalho é definido, desde o instante em que é recebida a demanda do cliente, até o momento em que este obtém o serviço que contratou. Isso pode levar horas, no caso de uma consulta jurídica, ou anos, quando se trata da gestão de uma carteira de processos.

Nossa experiência mostra que alguns problemas são comuns nos processos dos escritórios de advocacia. A ausência de procedimentos mapeados e descritos é um deles. O escritório vai crescendo ao longo dos anos e ninguém analisa qual o modo mais eficiente de se realizar os trabalhos.  Seria mais interessante distribuir os casos entre os advogados por tipo de ação ou por cliente? Somente alguns profissionais deveriam fazer audiências, ou todos devem ter essa atribuição? Quem acompanha os prazos? Apenas o advogado que o realizou? Ou teremos uma controladoria independente?

Aqui se incluem também os trabalhos administrativos.  Com qual frequência devem ser cobradas as custas dos clientes? E os honorários atrasados? Deveria apenas o administrativo contatar o cliente? Em que momento envolver o advogado ou os sócios do escritório? Não há respostas únicas. O fundamental é que os processos e procedimentos de trabalho da firma sejam lógicos, claramente descritos e passíveis de serem realizados com a mínima chance de erro.

Sistemas

Por falar em erros, vamos a um dos maiores aliados da administração quando se trata de evitá-los: os sistemas.  São três os benefícios de um bom software:

  • Asseguram que os procedimentos sejam sempre repetidos do mesmo modo, ou seja, daquela forma que se provou ser a mais eficiente para a firma;
  • Ajudam a transferir conhecimento para os recém-contratados. Ao aprender a operar um sistema, mesmo sem perceber estes profissionais assimilam a cultura e funcionamento do escritório;
  • Permitem controle. Mediante seus relatórios e alertas eles podem reduzir as falhas decorrentes de desatenção ou esquecimento.

Por exemplo, podem lembrar determinado usuário de cumprir um prazo judicial ou, ainda, gerar informações para que uma controladoria externa avalie o tempo médio gasto na resposta a uma consulta ao cliente.

Cabe ressaltar que sistema significa qualquer elemento automatizado de controle. Desde uma simples planilha no excel até um software completo de gestão jurídica. Mais importante que sua abrangência ou complexidade, no entanto, é o quanto eles são fiéis aos processos definidos no escritório.

Em outras palavras, o quanto asseguram que o que foi definido para ser feito efetivamente será. Do modo correto e com máxima segurança possível.

Pessoas

Por fim, propositadamente deixamos por último as pessoas. Não por que sejam menos importantes. Ao contrário, por que são os colaboradores, advogados e profissionais administrativos, que em última instância garantirão a eficiência do escritório. Eles precisam conhecer os procedimentos, saber operar os sistemas e, acima de tudo, estarem comprometidos com a eficiência da firma.

Conseguir isso é sempre um desafio. Em mais de 15 anos implantando métodos de trabalho em escritórios, identificamos 5 princípios que podem assegurar sua conquista:

  1. Crie um comitê de eficiência e envolva as pessoas chaves em todas as fases do projeto;
  2. Pergunte a elas “como ter os processos eficientes” e não em “como melhorar os atuais”;
  3. Ouça as pessoas da linha de frente. Advogados juniores e profissionais administrativos tendem a ter boas respostas de como melhorar suas rotinas;
  4. Treine todas as pessoas sobre o que deve ser feito, como e por quê;
  5. Comemore a melhoria da eficiência e produtividade e, se possível, tenha um método para distribuir parte destes ganhos aos colaboradores.

Sim, todo este projeto dá trabalho. Se bem implantado, no entanto, os ganhos financeiros, de tempo e a redução significativa no stress no dia a dia do escritório compensarão cada minuto investido.

Por fim, vale lembrar que, em uma empreitada desta monta, o compromisso irrestrito dos sócios é uma premissa. Para ajudá-los neste processo, uma consultoria especializada poderá ser um grande reforço. Não hesite em pedir ajuda. Em tempos difíceis como os atuais, a eficiência interna é um pré-requisito. Todos os recursos necessários devem ser utilizados para alcançá-la. Mãos à obra!

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